仕事の進め方

ここでは、問題解決プロセス以外に必要となる、細かなプロセス、実際に仕事を遂行する上で、細かいけれども生産性を左右するルールとツールについて解説します。

1. ルールを決める 組織の中で、ルールを決めておくと上手くいくことがあります。
一人だとサボってしまうけれどやる必要のある重要なことは、ルール化して、相互にチェックする事で
一方、ルールを決めすぎると、窮屈になっていきます。
基本的に、ルールは{全員に、繰り返し、何度でも起こりうるものに対して}決めるべきです。

1.1. 運用のルール 日報・週報を書く、会議のアジェンダは会議の36時間前に共有する、毎週●曜日●時から会議をする、会議のファシリテーターは持ち回りでやる、遅刻の連絡は遅刻が分かり次第やる・遅くとも約束の時間を過ぎる前に連絡する、メールは基本的に組織内メーリスをCCに入れる、など。

1.2. 名前のつけかた ファイル名やメールの件名にルールを決めましょう。たとえばファイル名だと、6桁の年月日(2010年5月8日であれば、100508)を用いて、
{100505\_PJ名\_ファイル名.doc}のようにする、など。

メールの件名だと、
・意思決定を求める場合:【相談】プロジェクト名\_宛先
・報告:【報告】プロジェクト名\_宛先
・アイディアだし:【ブレスト】プロジェクト名\_宛先
・情報共有:【FYI】
・日報:【日報】100504\_名前
・議事録:【議事録】題名\_100508
・依頼:【依頼】依頼内容\_宛先

のようにできます。

 

また、プロジェクトの規模が大きい場合にはフォルダの名付けかた・フォルダの構造も決めてもいいかもしれません。

1.3. 表現のルール 皆さんは「構造化」をここで習得しましたが、メールなどで構造を示したいとき、テキストだけで構造を示すルールを決めておくと便利です。たとえば
\begin{verbatim}
■大カテゴリ。文章で言うと部(パート)
◆中カテゴリ。文章で言うと章(チャプター)
◇小カテゴリ。文章で言うと節(セクション)
・具体的な内容。文章で言うと小節
-具体的な内容。文章で言うと小々節
\end{verbatim}
このようにして構造を示すことができます。

2. 同じツールを使う やり方やルールだけではなく、使うツールも同じものを使っておくと便利です。
たとえば、メールであればGmail、ドキュメントであればGoogleDocs、スケジュール調整であればGoogleCalendar、ファイル共有であればDropBox、マインドマップならFreemind、音声会議ならSkypeなど