会議にはあらかじめ以下のものがアジェンダとして準備されていなくてはなりません。
- プロジェクトの背景と目的
- 会議の目的と位置づけ
- アジェンダ(議題)
- 論点
- 日時/場所/出席者(役割)
以下、それぞれ解説します。
プロジェクトの背景と目的
通常、会議はプロジェクトの為にあります。会議というのは、プロジェクト開始から達成までのプロセスの一部にすぎません。そこで、達成すべきゴールであるプロジェクトの背景と目的を記述します。
会議の目的と位置づけ
そのプロジェクトの中で、この会議がどういう位置づけ(第7章で取り扱う、問題解決プロセス上のどこ)にあたるかを記述します。
そして、この会議の目的(会議終了後どういう状態になっているか。会議のゴールは何か)を記述します。
アジェンダ(議題)
【共有】【意思決定】【ブレスト】といったタグづけとともに、議題を設定します。担当者や進行役がアジェンダに依って変わる場合は、担当者を振ります。また、議題にかける時間を設定します。
論点
アジェンダで意志決定・ブレストを行うと決めた場合、論点を設定します。
論点とは、何について話し合い、意志決定すればいいか、ということ。何が決まれば決めたいことが決まるか、ということです。ある意思決定をする上で「大事なことは何か」ということだ、とも言えます。
日時/場所/出席者(役割)
日時/場所を設定し、出席者とその役割を明示します。役割や宿題は、アジェンダとしていきなり流すのではなく、事前にお願いをします。
